Ultraplatform, vereniging ter bevordering van het ultralopen in Nederland
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
19 augustus 2011

 

Art. 1 Algemeen
De naam van de vereniging is "Ultraplatform, vereniging ter bevordering van het ultralopen in Nederland", kortweg Ultraplatform. Als vestigingsplaats geldt de woonplaats van de secretaris; het postadres van de vereniging is: woonadres secretaris; de bankrekening voert het woonadres van de penningmeester.
Juridisch gezien heeft de vereniging slechts een informele status. De vereniging kent geen statuten, alleen een huishoudelijk reglement. Ook is er geen notariële akte opgemaakt bij de oprichting en is het Ultraplatform niet ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

 

Art. 2 Doel
Ultraplatform is een onafhankelijke vereniging van en voor alle Nederlandse ultralopers die zich ten doel stelt om de beoefening van de ultraloopsport in Nederland te bevorderen, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin.

 

Art. 3 Verenigingsactiviteiten
De activiteiten van de vereniging richten zich op het ultralopen als prestatieve wedstrijdsport en als breed beoefende sport:
* het selecteren en begeleiden van de Nederlandse afvaardiging bij internationale ultrawedstrijden
* het stimuleren van (potentiële) toplopers met talent en ambitie die op internationaal niveau kunnen presteren, onder meer door het organiseren van incidentele (trainings)bijeenkomsten
* het verschaffen van informatie en het bieden van gelegenheid tot het uitwisselen van kennis en ervaring door middel van de website www.ultraplatform.nl en het bijbehorende forum alsmede door het (doen) uitbrengen van publicaties
* het stimuleren van deelname aan de 25 tot 30 in Nederland georganiseerde ultralopen
* het bevorderen van instapmogelijkheden door 50 en 60 km wedstrijden
* het ontplooien van initiatieven om de veiligheid en organisatiegraad van ultrawedstrijden te verbeteren
* het stimuleren, coördineren en publiceren van  regionale loopactiviteiten en andere evenementen
* het opzetten en onderhouden van een kennis- en ervaringscentrum.

Art. 4 Relatie met de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie
De vereniging is niet aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie, maar wordt door deze erkend als vertegenwoordiger van alle Nederlandse ultralopers:
a. als voorzitter van de vereniging fungeert de bondsadviseur ultralopen die op voordracht van de vereniging wordt benoemd door de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie
b. de bondsadviseur is voor de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie het aanspreekpunt inzake de samenstelling van de Nederlandse selectie voor internationale ultraloopwedstrijden.

 

Art. 5 Voor het lidmaatschap komen in aanmerking: natuurlijke personen die actief zijn (geweest) in de ultraloopsport of zulks ambiëren, of op andere wijze affiniteit hebben met het ultralopen.
Leden moeten op het moment van inschrijving de leeftijd hebben van 18 jaar of ouder.
Verder kent de vereniging ereleden en leden van verdienste, die door de algemene ledenvergadering met deze onderscheiding kunnen worden benoemd.

 

Art. 6 Een natuurlijk persoon die lid van de vereniging wenst te worden geeft de wens daartoe te kennen door zich te registreren op het forum van de website Ultraplatform.nl (forum.ultraplatform.nl) met naam (roepnaam + achternaam), emailadres en woonplaats. Het bestuur beslist over de aanvraag.

 

Art. 7 Toelating als lid vindt niet plaats indien de betrokkene op grond van laakbare feiten, zulks ter beoordeling van het bestuur, uit een andere vereniging (of de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie) is verwijderd of jegens deze nog verplichtingen heeft.
Het beroep op de algemene vergadering tegen een besluit tot niet toelating dient schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend. Het bestuur legt het beroepschrift voor aan de eerstvolgende algemene vergadering.

 

Leden hebben het recht tot:
a. deelnemen aan regionale loopactiviteiten en andere evenementen;
b. gebruik maken van het kennis- en ervaringscentrum;
c. schriftelijk indienen bij het bestuur van voorstellen of bezwaren tegen bestaande toestanden;
d. bijwonen van de algemene ledenvergaderingen, het aldaar uitoefenen van de rechten van amendement, initiatief, interpellatie en het uitbrengen van één stem. Het stemrecht op de algemene ledenvergadering is voorbehouden aan hen die tenminste drie weken van te voren als lid van de vereniging zijn toegelaten.

 
Art. 9 Verplichtingen

a. Ieder lid is verplicht wijzigingen van emailadres en/of woonplaats door te geven aan de secretaris.
b. Voor hen die deel uitmaken van de Nederlandse selectie voor internationale kampioenschappen is het lidmaatschap van een bij de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie aangesloten atletiekvereniging (alsmede een wedstrijdlicentie) verplicht.

  

Art. 10 Het bestuur van de vereniging bestaat uit oneven aantal leden van ten minste drie en ten hoogste zeven personen. Onder de leden dienen de volgende functies te worden verdeeld
a. voorzitter, tevens bondsadviseur ultralopen (benoemd door de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie)
b. secretaris
c. penningmeester
d. coördinator nationale ultraselectie(s)
e. coördinator regionale activiteiten en wedstrijdkalender
f. coördinator website/forum en publicaties
g. coördinator kennis- en ervaringscentrum.

  

Art. 11 De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur.

  

Art. 12 Het rooster van aftreden dient zo opgesteld te zijn dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden.

  

Art. 13 Het bestuur heeft de uitvoerende macht en het beheer over de gelden en houdt toezicht op de naleving van het huishoudelijk reglement.
Het bestuur kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen als meer dan de helft van de bestuursleden op de vergadering aanwezig is.
Het bestuur is rekening en verantwoording schuldig van het gevoerde beleid aan de algemene ledenvergadering.
Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar.

  

Art. 14 Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse werkzaamheden en is verantwoording verschuldigd aan het volledige bestuur.

  

Art. 15 De voorzitter heeft de leiding van de dagelijkse werkzaamheden van de vereniging. Hij leidt de algemene ledenvergadering en de bestuursvergaderingen. Hij beslist in bestuursvergaderingen bij staking van stemmen.

 

Art. 16 De secretaris is onder meer belast met:
a. bijhouden van de notulen van alle vergaderingen;
b. voeren van de correspondentie;
c. in goede staat houden van het archief;
d. verzorging van de ledenadministratie;
e. jaarlijks op de algemene vergadering schriftelijk verslag uitbrengen over het afgelopen jaar.

 

Art.17 De penningmeester beheert de financiële middelen van de vereniging. Hij is verantwoordelijk voor het innen en administreren van de (vrijwillige) contributies, donatiegelden en sponsorbijdragen.
Verder verzorgt hij een verantwoorde en goed controleerbare vastlegging van alle inkomsten en uitgaven van de vereniging.
Hij brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan de algemene vergadering over de financiële positie van de vereniging. Dit verslag zal minimaal bestaan uit een balans, exploitatierekening, waarin vermeld de werkelijke uitgaven en de begrote uitgaven en toelichting van belangrijke afwijkingen t.o.v. de begroting.
Tevens dient hij een door het bestuur vooraf goedgekeurde begroting in voor het komende verenigingsjaar.
Hij beheert en administreert de door de vereniging ingestelde fondsen. De contanten in de kas zullen in het algemeen een bedrag van € 250,-- niet te boven gaan. De overige geldmiddelen dienen op een giro- en/of bankrekening te worden gestort.

Art. 18 De voorzitter wordt op voordracht van de vereniging door de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie benoemd als bondsadviseur ultralopen. De bondsadviseur heeft de volgende taken:
a. onderhouden van de contacten met de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie
b. vertegenwoordigen van de belangen van de vereniging en van het ultralopen in het algemeen bij de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie
c. namens het bestuur van de vereniging communiceren van de voordracht voor de selecties voor internationale kampioenschappen aan de Atletiek Unie.

Art. 19 De bestuursleden genoemd bij art. 10 onder d t/m h dienen - waar mogelijk - te worden bijgestaan door een werkgroep, bestaande uit minstens twee leden die één of meer taken op zich nemen.
Deze werkgroepleden worden jaarlijks door het bestuur benoemd in de eerstvolgende bestuursvergadering na de Algemene Ledenvergadering.

Art. 20 Eén lid van het bestuur is speciaal belast met het coördineren van de nationale selectie(s) voor de Europese en Wereldkampioenschappen 100km, 24 uur en Ultra-trail:
a. scouten en contacteren van lopers met potentie en ambitie
b. verzorgen van enkele gezamenlijke trainingen en bijeenkomsten
c. opstellen van een voordracht aan het bestuur van de vereniging voor de selecties voor internationale kampioenschappen
d. regelen van organisatorische zaken rondom een EK of WK (inschrijving, reis en verblijf, travel grants)
e. coaching en verzorging tijdens de wedstrijd.

Art. 21 Eén lid van het bestuur is speciaal belast met het coördineren van de regionale activiteiten en de wedstrijdkalender:
a. stimuleren en coördineren van initiatieven tot het organiseren van gezamenlijke regionale trainingslopen
b. publiceren van aankondigingen van regionale activiteiten
c. inventariseren en afstemmen van de Nederlandse ultraloopwedstrijden
d. publiceren van de wedstrijdkalender op de websites UltraNed en Ultraplatform.nl

Art. 22 Eén lid van het bestuur is speciaal belast met het coördineren van website/forum en publicaties:
a. technisch (doen) onderhouden van website en forum
b. (doen) verzorgen van redactionele bijdragen
c. modereren van discussies op het forum
d. verzorgen of uitgeven van publicaties op het gebied van ultralopen

Art. 23 Eén lid van het bestuur is speciaal belast met het opzetten en onderhouden van een kennis- en ervaringscentrum op het gebied van ultralopen, met als aandachtsgebieden:
a. training 
b. voeding
c. medische zaken
d. literatuur en links
e. statistiek en records.

Art. 24 Bestuursleden die met een bepaalde taak zijn belast vervullen in het bijzonder de aan die functie verbonden taken. De andere bestuursleden staan hen daarin bij. Voor het overige verdelen de bestuursleden de te verrichten werkzaamheden in onderling overleg.

Art. 25 De algemene vergadering
a. Voor de algemene vergadering wordt een schriftelijke oproep (waaronder ook te verstaan: een oproep per email) gericht aan de leden van de vereniging, onder vermelding van de te behandelen onderwerpen en zonodig met bijvoeging van de toelichtende bescheiden. De datum van de algemene vergadering dient uiterlijk veertien dagen tevoren bekend te zijn gemaakt. De agenda en bijbehorende stukken worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien dagen voor de vergadering toegezonden of zijn door middel van een link in digitale vorm te raadplegen en/of te downloaden.
b. Binnen zeven dagen na de verzending van de oproepen kunnen door een lid schriftelijk (of per email) met redenen omklede voorstellen ter behandeling aan het bestuur worden opgegeven, welke dan bij de aanvang van de vergadering door het bestuur ter kennis van de overige leden worden gebracht.
c. Met toestemming van de vergadering kunnen staande de vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd.
d. Op buitengewone algemene ledenvergaderingen, door het bestuur bijeengeroepen, is het bepaalde in lid 1 van dit artikel van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat ter behandeling van spoedeisende gevallen van de aldaar genoemde termijnen kan worden afgeweken.
e. Indien de buitengewone algemene vergadering is bijeengeroepen op een termijn van minder dan een week, kan zij echter beslissen dat een daarin aan de orde gesteld onderwerp niet zodanig spoedeisend is, dat behandeling in een met inachtneming van de in lid 1 van dit artikel gestelde termijn bijeengeroepen vergadering niet kan worden afgewacht.
f. Een buitengewone algemene vergadering kan ook worden bijeengeroepen door leden die het verzoek daartoe vergeefs tot het bestuur hebben gericht, met inachtneming van het bepaalde in lid 1 van dit artikel. Deze vergadering voorziet zelf in haar leiding. Uitsluitend onderwerpen die in de oproeping vermeld zijn, kunnen worden behandeld.
g. Algemene vergaderingen zijn openbaar, behoudens dat zowel de voorzitter als de ledenvergadering kan besluiten dat een vergadering of de behandeling van bepaalde onderwerpen met gesloten deuren zal plaatsvinden.
h. Tot een vergadering respectievelijk de behandeling van een onderwerp met gesloten deuren hebben slechts toegang het bestuur, de leden en zij die het bestuur of de vergadering daartoe uitnodigt.
i. De voorzitter kan ter vergadering ook aan anderen dan de leden, het woord verlenen over zaken die hen mede aangaan.
j. De voorzitter heeft het recht de vergadering te schorsen.
k. In geval een van de aanwezigen gedurende de vergadering de orde verstoort, kan de voorzitter haar/hem, na voorafgaande waarschuwing de verdere bijwoning van de vergadering ontzeggen.
l. Ter vervulling van een vacature kunnen zowel door het bestuur als door de leden kandidaten worden gesteld. Kandidaatstelling door tenminste vijf leden dient te geschieden door opgave van naam en adres van de gestelde kandidaat aan het bestuur, welke opgave tenminste bij aanvang van de vergadering waarin de vacature moet worden vervuld, moet zijn ingediend, alsmede een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, om bij verkiezing de vacature te vervullen.
m. Indien één kandidaat is gesteld, wordt deze geacht met algemene stemmen te zijn gekozen, tenzij een ter vergadering aanwezig lid stemming vraagt.
n. Zijn geen kandidaten gesteld, worden de kandidaatstellingen ingetrokken of verklaren de gestelde een eventuele benoeming niet te willen aanvaarden, dan vindt een vrije stemming plaats. Verwerft daarbij niemand de volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, dan wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen die in de vrije stemming naar voren zijn gekomen.

Art. 26 Op de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering dienen tenminste de volgende agendapunten ter behandeling te zijn geplaatst:
a. notulen vorige vergadering;
b. jaarverslag secretariaat;
c. jaarverslag en verantwoording financieel beleid;
d. verslag kascommissie;
e. vaststelling begroting huidig boekjaar;
f. beleidsvoornemens bestuur;
g. verslag coördinator Ultralopen;
h. verslag begeleider nationale selecties;
i. verslag coördinator regionale activiteiten en wedstrijdkalender;
j. verslag coördinator website/forum en publicaties;
k. verslag coördinator kennis- en ervaringscentrum;
l. verkiezing bestuursleden;
m. verkiezing kascommissie;
n. ingekomen stukken;
o. rondvraag.

Art. 27 Kascommissie
a. Door de algemene vergadering wordt jaarlijks een kascommissie benoemd. Zij is belast met de controle van het financiële beheer zoals dat wordt gevoerd door de penningmeester. Zij doet dit jaarlijks en brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Dit schriftelijk verslag wordt jaarlijks aan de algemene vergadering aangeboden en zal mede dienen tot al of niet goedkeuren van het gevoerde beleid.
Tussentijdse controle is, indien gewenst, toegestaan.
Deze commissie bestaat uit 2 leden en wordt benoemd voor twee boekjaren. Tevens wordt ieder jaar een reservelid kascommissie benoemd. Ieder jaar treedt één lid af. Leden van het bestuur hebben bij verkiezing van deze commissie geen stemrecht en mogen geen zitting hebben in deze commissie. Familieleden van bestuursleden tot in de 2e graad mogen tevens geen zitting hebben in deze commissie.
b. Bij eventueel tussentijds aftreden van de penningmeester voert de kascommissie binnen veertien dagen na dit aftreden een tussentijdse controle uit. Van haar bevindingen in deze brengt de commissie schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Dit verslag wordt door het bestuur tijdens de eerstvolgende algemene vergadering, of zoveel eerder als nodig is, ter kennis van de leden gebracht.
Het bestuur dient de leden van de kascommissie onmiddellijk na het tussentijds aftreden van de penningmeester derhalve in te lichten omtrent dit aftreden.

Art. 28 Werkgroepen
a. Zowel het bestuur als de algemene ledenvergadering kunnen werkgroepen instellen tot het uitvoeren van bepaalde opdrachten en/of tot voorlichting en bijstand van het bestuur of de algemene vergadering.
De samenstelling, taak, bevoegdheden en werkwijze van deze werkgroepen alsmede de zittingsduur van de leden hiervan, worden door het bestuur (of de algemene ledenvergadering) geregeld, voor zover zij niet uit het besluit tot hun instelling voortvloeien.
Het bestuur voorziet in tussentijdse vacatures.
De werkgroepen brengen regelmatig verslag over hun werkzaamheden uit aan het bestuur (of de algemene ledenvergadering).
Van iedere vergadering van een werkgroep wordt een verslag opgemaakt en aan het bestuur ter kennisneming toegezonden.
Het bestuur is gerechtigd aan de werkgroepen bepaalde taken te delegeren, doch het bestuur blijft onverminderd verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering. Een werkgroep kan geen voor de vereniging bindende en rechtsgeldige besluiten nemen, tenzij dit uitdrukkelijk bij de instelling is bepaald door de algemene ledenvergadering. De werkgroep is dan voor dit deel van zijn taak uitsluitend verantwoording verschuldigd jegens de algemene vergadering en wordt door deze décharge verleend.
De leden van het bestuur kunnen desgewenst alle vergaderingen van werkgroepen bijwonen. Zij hebben voor zover geen lid van de werkgroep zijnde slechts een adviserende stem.
b. De vereniging heeft:
* een werkgroep nationale selectie(s)
* een werkgroep regionale activiteiten en wedstrijdkalender
* een werkgroep website/forum en publicaties
* een werkgroep kennis- en ervaringscentrum.
c. In iedere werkgroep heeft een bestuurslid zitting die uit hoofde van zijn bestuursfunctie ook de leiding heeft over die werkgroep.

Art. 29 Het bestuur benoemt jaarlijks een werkgroep website/forum en publicaties, belast met de redactie van de website en de moderatie van het forum alsmede het technisch onderhoud van website en forum, waarvoor zij verantwoording verschuldigd is aan het bestuur.
De werkgroep oordeelt over de opname van ingekomen bijdragen op het forum. Een inzender kan, bij weigering van een bijdrage door de moderator, beroep aantekenen bij het bestuur.

Art. 30 Geldmiddelen
Het bestuur legt aan de algemene ledenvergadering jaarlijks een begroting van het komend verenigingsjaar voor ter vaststelling.
Het lidmaatschap van de vereniging is vooralsnog gratis.
De vereniging verwerft haar inkomsten uit het batig saldo van door de vereniging georganiseerde evenementen, vrijwillige donaties van leden, sponsorbijdragen en advertentie-inkomsten.

Art. 31 Onderscheidingen
De algemene ledenvergadering van de vereniging kan leden van verdienste en ereleden benoemen.
Tot leden van verdienste kunnen worden benoemd: natuurlijke personen, die zich gedurende een reeks van jaren op enigerlei wijze bijzonder voor de vereniging hebben ingezet.
Het erelidmaatschap van de vereniging kan door de algemene vergadering worden verleend aan natuurlijke personen, die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging of de ultraloopsport in het algemeen.
Een voorstel tot het verlenen van een onderscheiding kan zowel door het bestuur als door één of meer leden worden gedaan.
In afwijking van hetgeen elders is bepaald betreffende de besluitvorming in de algemene ledenvergadering, behoeft een voorstel tot het verlenen van de onderscheiding niet vooraf op de agenda van de betreffende vergadering te worden geplaatst.
Een lid van verdienste ontvangt de speld van verdienste.
Een erelid ontvangt een oorkonde.

Art. 32 Slotbepalingen
a. Dit reglement treedt in werking na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.
b. Wijzigingen van dit reglement kunnen slechts plaatsvinden in algemene of buitengewone algemene vergaderingen met een meerderheid van 2/3 der uitgebrachte geldige stemmen.
Voorstellen daartoe moeten minstens 3 weken voor de vastgestelde vergadering aan de leden op de gebruikelijke wijze bekend zijn gemaakt.
c. Wijzigingen of aanvullingen op de bepalingen in dit reglement treden onmiddellijk bij hun vaststelling in werking, tenzij daartoe strekkend besluit anders bepaalt.
d. Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendmaking jegens de leden van de vereniging en andere betrokkenen van het bepaalde, de wijzigingen en/of aanvullingen daarvan inbegrepen, in het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen.
d. Voorts maakt een aantal bestuursbesluiten deel uit van dit Huishoudelijk Reglement, te weten:
* selectiebeleid EK/WK
* redactiestatuut website/forum.
e. Ieder lid wordt geacht de Reglementen van de vereniging te kennen.
f. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.

 

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering gehouden te Assen op 19 augustus 2011.

 

De voorzitter,       De secretaris,